直接答案:采购订单(PO)做商事证明,通常用于境外买方要求确认订单真实性,或作为合同、信用证的配套文件。订单金额、数量、交期必须与后续发票一致。
关键要点
- 多作为合同配套文件
- 订单数据须与发票一致
- 单方签署的PO可认证
- 框架协议下的PO注意引用
采购订单和合同的区别
采购订单(PO)通常由买方单方发出,卖方接受后形成交易。合同则由双方共同签署。这个区别影响认证:合同要双方签章齐全,PO 可能只有买方签章。贸促会可以受理只有一方签章的 PO,但证明的只是这一方的签章真实。
作为合同配套文件使用
单纯认证 PO 的场景不多,更多是作为合同或信用证的配套文件一起提交。比如信用证要求提供合同和订单,两份一起认证形成完整证据链。单独一份 PO 的说服力有限,境外受理方往往还会追问合同。
订单数据的一致性
PO 上的品名、数量、单价、金额、交期,必须与后续开出的商业发票、装箱单一致。常见错误是 PO 是初版,实际发货时数量或价格调整了,但认证用的是初版 PO,结果和发票对不上。处理办法是认证最终版 PO,或者在 PO 上明确标注变更记录。
框架协议下的订单
如果双方签的是框架协议,后续每次下单发 PO,认证时应当把框架协议一并提交,或者让 PO 明确引用框架协议的编号和日期。否则单独一份 PO 看不出交易背景,境外受理方会质疑。
需要准备什么
营业执照、贸促会备案信息、PO 原件、企业公章。如果作为合同配套,一并提供合同。具体以当地贸促会公示为准。