直接答案：三类机构分工明确：民事文书找涉外公证处，商业文书找贸促会，之后统一送外交部或30家授权地方外办签发 Apostille。三类机构不能互相替代，也不能跳过任一环节。选机构的关键是「对口」，不是「哪家便宜」。
关键要点
- 第一类：涉外公证处（民事文书的起点）
- 第二类：贸促会 CCPIT（商业文书的起点）
- 第三类：外交部领事司 + 30家地方外办（签发方）
- 共31家签发机关，按公证处所在地选
- 三类不能替代，也不能跳过
第一类：涉外公证处
只有具备涉外资格的公证处才能出具用于境外的公证书。不是所有公证处都有这个资质，普通公证处只能办国内事务。找的方法是查当地司法局公布的涉外公证处名单，或者直接打电话问「能不能办涉外公证」。
第二类：贸促会 CCPIT
中国国际贸易促进委员会及其地方分支机构负责出具商事证明书。商业发票、营业执照、公司章程、授权委托书、原产地证这类商业文书的认证，都要先经过贸促会。原产地证本身就是贸促会签发，有些情形可以简化流程。
第三类：外交部领事司与30家地方外办
这是唯一有权签发 Apostille 的一类机构。外交部领事司受理中央单位和北京的文书；30家地方外办受理本辖区公证处出具的文书。选哪家按公证处所在地定，不按户籍、不按居住地。北京是例外——北京市外办不签发，北京文书送领事司。
怎么判断机构是否正规
公证处和贸促会都是官方机构，名单公开可查。外办是政府机关。凡是声称「我们自己签发海牙认证」的第三方，都是在误导——签发权只在外交部和30家外办，其他任何机构都是代办。代办可以做，但不能声称自己是签发机关。
常见的选择错误
第一，找没有涉外资质的公证处，公证书被外办退回。第二，商业文书直接找公证处，应该找贸促会。第三，按户籍或居住地选外办，应该按公证处所在地。第四，以为「省会城市一定有外办签发权」，实际上只有25个省级加6个计划单列市。
政策依据
外交部领事司《关于授权部分地方外办开展附加证明书业务的公告》（共30家）；《公证法》关于涉外公证的规定；贸促会商事证明业务规则。
相关页面
告诉我你的文件类型和使用国家，我帮你判断能不能办。