直接答案：退运分三种情况：还没报关的，直接改单就行；已报关未出境的，撤回申报；已出境的，走退运进口申报，需要退运原因证明，且有时间限制。三种的成本差别极大，判断错了会多花很多钱。
关键要点
- 未报关：改单最简单
- 已报关未出境：撤回申报
- 已出境：走退运进口申报
- 退运原因决定能否免税
先判断你在哪个阶段
第一种，货还在厂里或仓库，没向海关申报，那什么都不用做，正常安排出运就行。第二种，已经申报但海关没放行、货没装船，可以申请撤回申报，改完重新报。第三种，货已经出境，要运回来，走退运进口申报。这三种的成本差别极大：第一种零成本，第二种基本零成本，第三种涉及来回运费、滞港费、重新报关，可能要几万元。所以发现问题的第一时间就要判断自己在哪个阶段，越早处理越省钱。
还没出境的情况
货物还在监管场所、尚未装船的，可以直接向海关申请撤回申报，修改或撤销报关单。这个阶段最简单，改完重新申报就行。前提是没被查验或查验已结束。如果已经命中查验，要等查验结论出来再处理。注意撤回申报不等于撤销合同，只是程序上的回退，货物本身的处置要跟买方同步。
已经出境的情况
货物已经离境，要运回来的，走退运进口申报。需要提供的材料包括：原出口报关单、退运原因说明、境外方的退货函或证明、原发票装箱单。海关审核通过后按退运办理进口。要注意的是，退运回来的运输是进口方向，运费、保险、目的港的滞箱费都要重新发生一遍，这部分成本往往比货物本身还高，所以要先算账再决定退不退。
退运原因决定能否免税
因品质不良、规格不符、错发错运等原因退运的，通常可以免征进口关税和进口环节税。因市场原因、买方违约、卖不出去等非质量原因退运的，可能要照章征税。原因说明要写清楚，并附证据（比如检测报告、双方往来函件、第三方验货报告）。这不是随便写写的环节，写错了免税批不下来。
时间限制
退运一般有期限要求，出口后一年内退运的，符合条件的可按退运处理；超过期限的，按一般进口办理，税负差别很大。具体期限以海关规定为准。发生退运的应尽快启动，不要拖——时间越久，证据越难收集，海关审核也越严。
退运之外的两个替代方案
第一个是转卖。货物在目的国就地转卖给其他买家，或者转运到第三国，比运回中国的成本低得多。第二个是放弃。货值低于来回运费和关税的，直接放弃在目的国，让当地海关拍卖或销毁，虽然损失货值，但省下运费。这两个方案都值得先算一算，不要默认只有退运一条路。
需要准备什么
原出口报关单、退运原因证明、境外退货函、原商业发票和装箱单、运输单据、检测报告（如因品质问题）。具体材料和免税条件以海关公示为准。