一、保存年限
海关
进出口货物的报关单证，自货物放行之日起保存三年。
部分特殊货物的保存期限更长。
税务
出口退税相关单证，按规定保存。
会计档案
会计凭证与账簿的保存年限，按会计档案管理办法。
外汇
收付汇的相关单证，按外汇管理规定保存。
自贸协定
原产地证书及原产地判定的支持文件，按协定的规定保存（通常三年）。
二、必须归档的单证
出口报关单。
商业发票。
装箱单。
提单或运单。
原产地证书。
许可证。
商事证明书、公证书、附加证明书或领事认证文件。
收汇凭证。
合同或订单。
三、归档的意义
应对核查
海关、税务、外汇的事后核查。
应对原产地核查
进口国海关的原产地核查，可能要求提供出口端的证据。
内部追溯
业务复盘、客户纠纷。
四、归档的方式
电子化
扫描存档，按发票号或报关单号检索。
纸质
如需要，按年度、按客户、按业务编号分类。
索引
至少建立”报关单号—发票号—客户”的对应索引。
五、常见问题
只看最短期限
海关三年，但目的地国可能要求五年。
只存纸质不索引
找的时候翻不出来。
电子文件没备份
硬盘损坏，全部丢失。
只存商业文件
忽略了原产地判定的支持文件。
六、一个实务建议
最短年限应当取所有适用规定中最长的那一个。
中国海关三年，但美国海关要求五年，企业如果做美国市场，按五年存更稳妥。
原产地判定的支持文件（成本明细、供应商声明），也要一起存。
七、写在最后
归档是一件没有即时回报的事。
它的回报只在被核查的那一天出现。而那一天，往往在三年之后。
*本文依据中国海关、税务、外汇管理规定及自贸协定原产地规则整理。具体年限请以现行规定为准。*