一、为什么要归档
附加证明书的归档，有几个用途：
后续业务复用。
应对核查。
证明文书存在。
二、归档什么
附加证明书原件
公证书
译文
编号记录
附加证明书的编号是查询的关键。
电子副本
扫描件。
三、怎么归档
按编号命名
附加证明书有编号，用编号命名电子文件。
建立索引
编号、文书类型、签发日期、用途、关联业务。
备份
电子文件要有备份。
四、复用
什么情况可以复用
同一份文书用于同一目的国的另一个用途。
同一份文书在有效期内用于第二次业务。
什么情况不能复用
接收机构要求”近期出具”的。
文书本身过期的。
目的国不同的（语言要求可能不同）。
五、常见问题
只存原件不存电子副本
原件丢失后无法证明。
没有索引
找的时候翻不出来。
复用了过期的文书
没有记录用途
不知道这份文书用在哪里。
六、一个实务建议
建议按”用途”归档，而不是按”时间”。
同一份文书的多次使用，放在一起。
这样复核时能看出：哪些文书可以复用，哪些需要重办。
七、写在最后
归档是一件没有即时回报的工作。
它的回报在需要的时候出现：核查、复用、追溯。
八、附加证明书的特殊价值
附加证明书的编号可在线验证。
这意味着：即使原件丢失，只要能提供编号，就能证明这份文书确实办过。
这个特性，让附加证明书的归档比普通文书更有价值。
*本文依据《取消外国公文书认证要求的公约》及中国外交部领事认证规定（2026 年 10 月更新）整理。*