一、归档的用途
核查
海关、税务、银行的事后核查。
追溯
客户纠纷、质量索赔、运输争议。
复用
同一客户、同类产品的单据模板。
二、归档什么
商业发票。
装箱单。
提单。
报关单。
原产地证书。
其他证书（认证、检验检疫）。
三、归档的年限
中国
海关：三年。税务（出口退税）：十年。
目的国
部分国家要求更长的保存期限。
建议
取最长的一个。
做美国市场的，按五年以上存。
做退税的，按十年存。
四、归档的方式
按业务归档
一票业务一个文件夹：发票、装箱单、提单、报关单、证书。
按客户归档
同一客户的业务归在一起，便于追溯。
双轨
实际常用的是”按业务编号”，同时建”客户/产品”索引。
五、检索
索引字段
业务编号、发票号、提单号、客户名称、产品、日期。
电子化
扫描件存电子档。
命名规则
统一命名，便于查找。
六、常见问题
只存电子档，没备份
存了但找不到
没有索引。
年限不足
按最短年限存。
单据不全
缺认证件、缺报关单。
七、一个实务建议
归档的关键是索引，不是存储。
存储的成本很低，找得到的成本很高。
建一份索引表，比建一个大硬盘有用。
八、写在最后
归档是一件没有即时回报的事。
它的回报只在需要的时候出现：核查、追溯、纠纷。
而那个时候，你需要的是一分钟能找到，不是一周后想起。
*本文依据中国海关、税务管理规定及国际贸易单证实务整理。具体年限请以现行规定为准。*