一、退件的六种常见原因
贸促会商事证明书被退回，集中在六处。
二、原因一：材料不全
漏了营业执照、缺了授权委托书、合同缺页。
这类退件最容易解决，但也最容易发生。
三、原因二：印章与备案不符
企业更换了公章，但贸促会备案的是旧章的印模。
提交后审核发现印章与备案不符，退回。
怎么解决
更换公章后，及时到贸促会更新备案。
四、原因三：签字人无授权
合同或委托书的签署人不是法定代表人，且没有授权链条。
怎么解决
提供法定代表人的授权文件，授权链条要完整可查。
五、原因四：内容不一致
三处最容易出问题：
证明书的申请人名称与营业执照不一致（用了简称或者英文名）。
发票号、金额、日期与其他单据对不上。
产品描述在同一批材料里前后不同。
六、原因五：文书格式不符
部分证明类型对格式有要求：
合同需要双方签署完整。
价格单需要注明有效期。
发票需要包含全部法定要素。
格式不符的，会被要求修改后重新提交。
七、原因六：证明事项超出贸促会范围
贸促会证明的是商事事实。
以下事项不在范围内：
法律效力判断（合同是否有效）。
技术鉴定（产品是否合格）。
原产地的实质性判定（这是签证机构的职责）。
申请这类事项会被退回或者要求调整。
八、减少退件的方法
提交前自检
材料是否齐全。
印章是否与备案一致。
签字人是否有授权。
所有文件中公司名称是否一致。
单据之间的金额、日期、编号是否对应。
文书格式是否符合要求。
一次问清
第一次办理时，把材料的格式要求一次问清楚。
建立模板
把通过的申请材料做成模板，后续照用。
九、写在最后
退件的代价是时间，而时间在出口业务中往往是最贵的。
六种原因里，有五项是企业自己可以检查的。
提交前花五分钟核对一遍，比退回后花三天补充要划算。
*本文依据中国贸促会商事证明业务规则整理。具体请与当地贸促会确认。*